Jak pracovat s tikety

Když nájemce nebo jiná osoba předloží nový tiket, obdržíte oznámení na e-mailovou adresu přidruženou k vašemu účtu administrátora.

Nový tiket se vám zobrazí na stránce Tikety i na Přehledu. Kliknutím na tiket zobrazíte jeho podrobnosti a můžete ho dále spravovat.

Stránka Podrobnosti tiketu

Kliknutím na tiket se zobrazí více informací o daném tiketu.

Stránka podrobnosti tiketu má v horní části 4 panely.

1. Status: zobrazení a změna statusu tiketu.
2. Kategorie: zobrazení kategorie a místa, kde je hlášený problém.
3. Lidé: zobrazuje, kdo nahlásil událost a další osoby propojené s nemovitostí.
   • Změnit vztah reportéra k nemovitosti
   • Změnit určitého reportéra
   • Přiřadit opraváře k tiketu
4. Nemovitost: zobrazuje adresu nemovitosti a název jednotky.

Status tiketu

Když vyřizujete danou událost, aktualizujte vždy status tiketu tak, aby odrážel jeho aktuální stav. To umožní, aby všichni byli informováni na čem je třeba pracovat a udrží se tak přehled.

Nový - Když reportér odešle tiket, jeho status je Nový. Můžete se rozhodnout, zda tiket přijmout, odmítnout, smazat nebo zavřít.

• Přijmout - abyste mohli tiket dále zpracovávat, je nutné ho přijmout.
• Odmítnout - požadavek nebude zpracován a uživatel, který odeslal tiket, bude informován. Pokud si to později rozmyslíte, můžete dodatečně tiket přijmout.
• Vymazat - pro spam nebo nevhodné požadavky. Smazané tikety nebudou archivovány a reportér nebude upozorněn.
• Uzavřít - pokud již byl problém vyřešen, můžete tiket uzavřít. Uživatel, který odeslal tiket, bude informován.

Přijato - Jakmile tiket přijmete, můžete reportérovi posílat zprávy, odhadovat náklady na opravu, přidávat fotografie a plánovat opravu.

Čekání na schválení - Pokud odešlete plátci ke schválení náklady na opravu (volitelné), obdrží plátce oznámení s žádostí o schválení nákladů.

Schváleno - Plátce schválil náklady a nyní můžete naplánovat opravu. Můžete kontaktovat reportéra tiketu pomocí našeho integrovaného systému pro výměnu zpráv ve FixMate aplikaci a potvrdit datum opravy.

Naplánováno - Jakmile naplánujete opravu, bude reportér informován o čase a datu plánované opravy.

Oprava dokončena - Naplánovaná oprava proběhla.

Uzavřeno - Tiket byla uzavřený a archivován pro případné budoucí využití. Tiket můžete uzavřít kdykoliv během procesu.

Jak změnit vztah reportéra k jednotce

Reportérem je obvykle nájemce, vlastník nebo osoba provádějící údržbu.

Vztah dané osoby k této jednotce se zobrazí pod jejím jménem na panelu Lidé na stránce Podrobnosti tiketu.

Jako správce můžete změnit nebo ověřit vztah této osoby k dané jednotce. Chcete-li změnit vztah reportéra k nemovitosti, klikněte na odkaz pod jménem reportéra.

Určete status (vztah) reportéra k jednotce (nájemce, vlastníka atd.) A ujistěte se, že je nastaven jako ověřený. Jakmile je uživatel ověřen, už nemůže sám změnit vztah. Klikněte na Uložit.

Vztah uživatele k nemovitosti můžete také změnit v části Správa uživatelů na stránce Nemovitosti.

Změňte reportéra

Na panelu Lidé se zobrazí jméno osoby, která tiket nahlásila.

Reportér může:

• přidávat fotografie
• sledovat status tiketu
• komunikovat s vámi prostřednictvím "chatu".

Když chcete změnit reportéra, s kterým bude dále probíhat komunikace. Přiřazení tiketu jiné osobě:

1. Po otevření tiketu, klikněte na ikonu Lidé. Zobrazí se seznam nájemců a vlastníků přidružených k jednotce.

2. Klikněte na ikonu odkazu vedle jména uživatele a určete jej jako reportéra tohoto tiketu. Tento uživatel je nyní určeným reportérem a bude dostávat oznámení o všech změnách statusu tiketu nebo zprávy.

Přidělení opraváře

K tiketu můžete přiřadit jednoho nebo více opravářů. Přidělený opravář si může zobrazit stránku Podrobnosti tiketu a fotografie. Mohou také založit nové chatovací vlákno a nebo být přidáni do vlákna.

Jak přiřadit tiket opraváři:

1. Přejděte na panel Lidé na stránce Podrobnosti tiketu.
2. Klikněte na ikonu přidat uživatele a vyberte jméno opraváře. Opravář obdrží e-mailové upozornění, které ho upozorňuje na tuto skutečnost.

Opraváře můžete z tiketu kdykoli odstranit. Pokud bude odstraněn, opravář již nebude mít přístup k informacím ze stránky Podrobnosti tiketu, fotografiím nebo zprávám.

Poznámka: Můžete přiřadit pouze opraváře, jehož účet je propojen s danou nemovitostí. Chcete-li někoho pozvat, aby se připojil k nemovitosti, přečtěte si část Pozvání uživatelů.

Použití funkce Chat

Funkce Chat vám umožňuje poslat zprávu reportérovi, opraváři, vlastníkovi nebo jiné osobě propojené s nemovitostí.

1. Vyberte kartu Chat.
2. Vyberte existující vlákno nebo vytvořte nové. Skupinový chat můžete vytvořit přidáním více uživatelů do vlákna.
3. Napište a odešlete zprávu. Příjemci obdrží e-mailové upozornění a mohou na zprávu odpovědět z aplikace FixMate Reporter.

Poznámka: Zprávy můžete posílat pouze osobám, jejichž FixMate účet je propojen s danou nemovitostí. Chcete-li někoho pozvat, aby se připojil k nemovitosti, přečtěte si část Pozvání uživatelů.

Uveďte náklady na opravu

V případě potřeby můžete určit náklady na opravu a odeslat je ke schválení plátci (nájemci/rezidentovi nebo vlastníkovi).

1. Vyberte záložku Náklady na opravu na stránce podrobnosti tiketu.
2. Zadejte celkovou cenu nákladů na opravu. Výchozí měna je měna spojená s vaším účtem. Chcete-li změnit měnu, klikněte na Detailní kalkulace.

3. Vyberte stranu, která odpovídá za náklady na opravu - nájemce, vlastník, správcovská firma nebo jiná osoba.
   • Pokud je k této službě přidružen jeden ověřený nájemce nebo vlastník, bude jejich jméno automaticky vybráno. Můžete se také rozhodnout vyplnit kontaktní údaje jiné osoby.
   • Pokud je k jednotce přidružen víc než jeden ověřený nájemce nebo vlastník, můžete jeho jméno vybrat z nabízeného seznamu.

4. Klikněte na Uložit. Zobrazí se přehled nákladů na opravy. Pokud potřebujete provést nějaké úpravy, klikněte na ikonu nastavení.

5. Chcete-li odeslat náklady na opravu plátci ke schválení, klikněte na Odeslat ke schválení. Určený plátce obdrží e-mailové upozornění a bude vyzván ke schválení nákladů na opravu prostřednictvím aplikace FixMate Reporter.

Odeslání nákladů na schválení není povinné. Opravu, vztahující se k danému tiketu, můžete kdykoli naplánovat změnou statusu tiketu.

Naplánovat opravu

1. Na panelu Status klikněte na Naplánovat opravu.

2. Vyberte datum a čas opravy a klikněte na Odeslat.

Reportér obdrží e-mailové upozornění a tato událost se objeví ve vašem kalendáři v Přehledu na hlavním panelu.

Přidat interní poznámky

Chcete-li přidat poznámky pro sebe a další členy týmu pro správu, klikněte na záložku Interní poznámky a zadejte poznámku.

Interní poznámky si bude moci prohlédnout každý člen manažerského týmu, který má přístup k aplikaci FixMate Management.

Nahrát další fotografie k tiketu

Fotografie můžete kdykoli přidat k určitému tiketu. Fotografie, které byly přidány k tiketu, se zobrazí na panelu Fotografie na Podrobnosti tiketu. Ve výchozím nastavení jsou viditelné pouze pro manažery. Chcete-li je sdílet s ostatními uživateli, můžete je odeslat prostřednictvím chatu.

1. Chcete-li k tiketu přidat další fotografie, klikněte na znaménko plus nad fotografií.

2. Klikněte na Otevřít odkaz na nové kartě.

3. Klikněte na Přidat foto, pak přetáhněte fotografii do podokna obrázku nebo klikněte na ikonu fotoaparátu a vyberte soubor z počítače. Klikněte na Odeslat.

Sdílení fotek

Když k tiketu přiřadíte reportéra nebo opraváře, budou si moci prohlédnout všechny originální fotografie, které byly nahrány při vytvoření tiketu.

Fotky přidané do tiketu později můžete sdílet prostřednictvím chatu:

1. Otevřete vlákno chatu s jedním z připojených uživatelů.
2. Klepněte na ikonu fotoaparátu.

3. Vyberte fotku, v případě potřeby přidejte komentář a klikněte na Odeslat.

Zašlete odkaz nové osobě, aby mohla přidat fotografie

Na panelu Fotografie zkopírujte odkaz a odešlete jej údržbáři nebo jiné osobě, která potřebuje přidat fotografie k tiketu. Pomocí tohoto odkazu může kdokoli nahrávat fotografie k danému tiketu.